Στο τέλος κάθε διαχειριστικής χρήσης θα πρέπει να εκτελεστεί η διαδικασία της φυσικής απογραφής των αποθεμάτων προκειμένου να τακτοποιηθούν ποσοτικά οι αποθηκευτικοί χώροι, να γίνει η αποτίμηση των ειδών και να προσδιορισθούν τα αποτελέσματα στην επιχείρηση.
Η διαδικασία της απογραφής θα πρέπει να ολοκληρωθεί σε κάθε περίπτωση πριν την έναρξη συναλλαγών στη νέα χρήση.
Στις παραγράφους που ακολουθούν θα βρείτε εκτός από τους απαραίτητους ορισμούς τα βήματα για το σχεδιασμό και την εκτέλεση της διαδικασίας φυσικής απογραφής των αποθεμάτων.
Ορισμός των αποθεμάτων – Η έννοια του είδους
Αποθέματα είναι τα υλικά αγαθά που ανήκουν στην οικονομική μονάδα, τα οποία :
α) προορίζονται να πωληθούν κατά τη συνήθη πορεία των εργασιών της,
β) βρίσκονται στη διαδικασία της παραγωγής και προορίζονται να πωληθούν όταν πάρουν τη μορφή ετοίμων προϊόντων,
γ) προορίζονται να αναλωθούν για την παραγωγή ετοίμων προϊόντων ή την παροχή υπηρεσιών,
δ) προορίζονται να αναλωθούν για την καλή λειτουργία, τη συντήρηση ή την επισκευή, καθώς και την ιδιοπαραγωγή παγίων στοιχείων,
ε) προορίζονται να χρησιμοποιηθούν για τη συσκευασία πχ: των παραγόμενων ετοίμων προϊόντων ή των εμπορευμάτων που προορίζονται για πώληση.
Δηλαδή αποθέματα χαρακτηρίζουμε τα εμπορεύματα, τις πρώτες και βοηθητικές ύλες που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή, τα αναλώσιμα υλικά της παραγωγής, τα ανταλλακτικά των παγίων μηχανημάτων, κ.λπ.
Με βάση τους ορισμούς που παρατίθενται στο παράρτημα Α του ν.4308/2014 (Ε.Λ.Π.):
Αποθέματα (inventories): Περιουσιακά στοιχεία:
α) κατεχόμενα για πώληση στη συνήθη δραστηριότητα της οντότητας, ή
β) στην παραγωγική διαδικασία με σκοπό την πώληση ως ανωτέρω, ή
γ) σε μορφή υλικών ή εφοδίων που πρόκειται να αναλωθούν για την παραγωγική διαδικασία ή για την προσφορά υπηρεσιών.
Υποχρέωση τήρησης αρχείου αποθεμάτων.
Σύμφωνα με το άρθρο 4 του ν.4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα) η οντότητα τηρεί κατά περίπτωση, με ημερομηνία αναφοράς την ημερομηνία τέλους της περιόδου αναφοράς (ημερομηνία του ισολογισμού) αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων.
Στο αρχείο αυτό καταχωρούνται:
α) Τα ποσοτικά δεδομένα της φυσικής απογραφής (σύντομη περιγραφή είδους, μονάδα μέτρησης και ποσότητα), κατά είδος και διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο.
β) Η κατά μονάδα αξία επιμέτρησης, καθώς και η συνολική αξία επιμέτρησης του κάθε είδους.
γ) Ο προσδιορισμός της ποσότητας των αποθεμάτων δύναται να γίνεται με έμμεσες τεχνικές που είναι αξιόπιστες και κατάλληλα τεκμηριωμένες.
δ) Αναλώσιμα υλικά αγαθά που δεν είναι σημαντικά μπορούν να μην απογράφονται.
Φυσική Απογραφή Αποθεμάτων
Για την απογραφή των αποθεμάτων απαιτείται η φυσική καταμέτρηση τους στους χώρους που είναι αποθηκευμένα (αποθηκευτικοί χώροι). Την καταμέτρηση των αποθεμάτων στους αποθηκευτικούς του χώρους την αποκαλούμε με τον όρο «Φυσική Απογραφή» γιατί απαιτείτε η φυσική μας παρουσία για την διενέργεια της.
Φυσική απογραφή είναι η διαδικασία που εκτελείται σε περιοδικά χρονικά διαστήματα με στόχο να γίνει φυσική καταμέτρηση των αποθεμάτων στους αποθηκευτικούς χώρους.
Αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι η πιθανή εμφάνιση διαφορών ανάμεσα στα πραγματικά αποθέματα της εταιρείας και σε αυτά που εμφανίζει το Βιβλίο Αποθήκης. Οι διαφορές αυτές πρέπει να αποτυπωθούν στο Βιβλίο Αποθήκης της εταιρείας και να γίνει ο απαιτούμενος λογιστικός χειρισμός τους.
Σχεδιασμός Φυσικής Απογραφής (καταμέτρησης) Αποθεμάτων (ειδών)
Ο σχεδιασμός της απογραφής των αποθεμάτων στο τέλος της χρήσης περιλαμβάνει τα παρακάτω στάδια :
Στάδιο 1ο: Ενέργειες – Διαδικασίες που πρέπει να γίνουν πριν την έναρξη της φυσικής απογραφής.
Στάδιο 2ο: Ενέργειες – Διαδικασίες κατά την διάρκεια της φυσικής απογραφής
Στάδιο 3ο: Ενέργειες – Διαδικασίες μετά την φυσική καταμέτρηση.
Στάδιο 1ο: Ενέργειες – Διαδικασίες πριν την έναρξη της φυσικής καταμέτρησης των αποθεμάτων
Οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν στο στάδιο αυτό έχουν σκοπό να προετοιμάσουν και να διευκολύνουν τις εργασίες που θα γίνουν στα επόμενα στάδια.
Οι ενέργειες αυτές είναι κατά σειρά :
1. Ορισμός Υπευθύνων Απογραφής
1.1. Υπεύθυνος Φυσικής καταμέτρησης
1.2. Υπεύθυνος Λογιστικής απογραφής
2. Οργάνωση Διαδικασίας – Δημιουργία Σχεδίου (πλάνου) Απογραφής
2.1. Καθορισμός χώρων που θα απογραφούν
2.2. Ενημέρωση υπευθύνων απογραφής
2.3. Ενημέρωση τρίτων για την ημερομηνία απογραφής
2.4. Καθορισμός διαδικασίας για απογραφή αποθεμάτων τρίτων (φύλαξη, παρακαταθήκη). 2.5. Επιθεωρούμε τους αποθηκευτικούς χώρους για να δούμε αν είναι τακτοποιημένοι, καθαροί και τα συνεργεία μπορούν να εργαστούν για την απογραφή.
3. Δημιουργία Συνεργείων Φυσικής Καταμέτρησης (Απογραφής)
3.1. Ιδανικός αριθμός ατόμων για κάθε συνεργείο είναι τα τρία άτομα, Ένα από τα τρία άτομα θα πρέπει να ασχολείται συστηματικά με τα είδη και να τα γνωρίζει σε λεπτομέρεια. Ένα άτομο επίσης θα πρέπει να έχει γνώσεις λογιστικής παρακολούθησης των αποθεμάτων για να μπορεί να λύσει προβλήματα κατά τη διάρκεια της καταμέτρησης. Το τρίτο άτομο θα μπορεί να είναι βοηθητικό για την ταχύτερη καταμέτρηση των ειδών.
3.2. Κατά την απογραφή ακολουθείται η εξής διαδικασία: το ένα από τα άτομα του συνεργείου μετράει, το άλλο καταγράφει τις μετρηθείσες ποσότητες, την περιγραφή και τον κωδικό του είδους. Το τρίτο άτομο ελέγχει την ορθότητα της καταμέτρησης και βοηθάει σε ότι απαιτείτε στην διαδικασία.
3.3. Εάν σε ορισμένες περιπτώσεις ο όγκος των ειδών απαιτούν περισσότερα άτομα ανά συνεργείο είναι απόφαση του υπευθύνου απογραφής να ορίσει όσα άτομα κρίνει απαραίτητα.
3.4. Το στέλεχος της αποθήκης θα αναλάβει να συμπληρώνει τις αυτοκόλλητες καρτέλες κάθε είδους.
4. Λογιστική Τακτοποίηση Υπολοίπων
4.1. Ολοκλήρωση τιμολογήσεων για την κλειόμενη χρήση.
- Προσοχή!! Εάν υπάρχει ανάγκη τιμολόγησης με ημερομηνία 31/12 για είδη στα οποία έχει πραγματοποιηθεί η απογραφή.
4.2. Καταχώριση όλων τα παραστατικών αγορών, πωλήσεων και των δελτίων εσωτερικής διακίνησης στο μηχανογραφικό σύστημα.
4.3. Οι καταχωρήσεις που πρέπει να γίνουν είναι :
- Καταχωρήσεις διακινήσεων από αποθήκες σε παραγωγή
- Καταχωρήσεις διακινήσεων από παραγωγή σε αποθήκες
- Καταχωρήσεις αποστολών σε συνεργεία φασόν
- Καταχωρήσεις παραλαβών από συνεργεία φασόν
- Καταχώρηση εντολών παραγωγής – ανάλωσης
- Καταχωρήσεις παραλαβών από οίκους εξωτερικού
- Καταχωρήσεις παραλαβών από Προμηθευτές Εσωτερικού
- Καταχωρήσεις αποστολών σε Πελάτες (χειρόγραφα παραστατικά)
- Καταχωρήσεις επιστροφών από πελάτες (χειρόγραφα παραστατικά)
- Τελικός έλεγχος και τακτοποίηση εκκρεμών παραστατικών αγορών και πωλήσεων (δελτία)
- Έλεγχος εκκρεμών παραστατικών παραγωγής ανάλωσης
- Έλεγχος για σωστή καταχώρηση.
5. Προσδιορισμός χώρων απογραφής
5.1. Η απογραφή θα πρέπει να γίνει χωριστά για κάθε πραγματικό φυσικό αποθηκευτικό χώρο (εργοστάσιο, αποθήκη, κατάστημα, κ.α.λ.)
5.2. Σε όσες περιπτώσεις υπάρχουν λογιστικοί αποθηκευτικοί χώροι για την καλύτερη παρακολούθηση των αποθεμάτων η απογραφή αρκεί να γίνει με την διάκριση ανά λογιστική κατηγορία
5.3. Τα αποθέματα που βρίσκονται σε τρίτους πρέπει να απογραφούν διακεκριμένα 5.4. Δημιουργία ειδικού χώρου αναπόγραφων ειδών
- Για την περίπτωση που βρεθούν είδη μη αναγνωρίσιμα αυτά θα πρέπει να συγκεντρωθούν σε ειδικό χώρο για περαιτέρω διερεύνηση (παλιά αποθέματα, μη καταγραμμένα με κωδικούς αποθέματα, κλπ).
6. Δημιουργία Αυτοκόλλητων Ετικετών Απογραφής
6.1. Προετοιμασία αυτοκόλλητων ετικετών
- Διαφορετικό χρώμα ανά κατηγορία αποθέματος ( Α Ύλες, Βοηθητικά Υλικά, Εμπορεύματα, Έτοιμα Προϊόντα, Ημιέτοιμα Προϊόντα, κ.λ.π).
6.2. Στις Αυτοκόλλητες Ετικέτες θα πρέπει να αναγράφονται :
- Ο κωδικός του Είδους
- Η περιγραφή του είδους
- Η κύρια μονάδα μέτρησης
- Η μονάδα συσκευασίας (όπου υπάρχει)
- Η ποσότητα απογραφής
- Η ημερομηνία απογραφής
- Η υπογραφή και το ονοματεπώνυμο του επικεφαλής του συνεργείο απογραφής
7. Εκτύπωση καταστάσεων – Δελτίων Απογραφής
7.1. Οι καταστάσεις θα πρέπει να είναι ταξινομημένες ανά αποθήκη και κατηγορία είδους για την διευκόλυνση της καταμέτρησης.
8. Καθορισμός ελεγκτών απογραφής
8.1. Έμπειρα στελέχη της επιχείρησης θα πρέπει να αναλάβουν το έργο του δειγματοληπτικού ελέγχου των απογραμμένων ειδών.
8.2. Μετά την καταμέτρηση ενός χώρου ελέγχουν δειγματοληπτικά καταμετρώντας εκ νέου ορισμένα είδη και ελέγχοντας εάν αυτά αναγράφηκαν σωστά στις αυτοκόλλητες ετικέτες και στις καταστάσεις απογραφής. Με τον έλεγχο προσπαθούμε να καλύψουμε ακριβά κυρίως αποθέματα. Ζυγίζουμε ή ανοίγουμε κάποιες συσκευασίες.
8.3. Συγκρίνουμε τα μετρημένα από εμάς με τις μετρήσεις των συνεργείων κι αν υπάρχουν διαφορές ενημερώνουμε για να διερευνηθούν και να τακτοποιηθούν άμεσα.
8.4. Στο τέλος της απογραφής βεβαιωνόμαστε ότι έχουν μετρηθεί όλοι οι αποθηκευτικοί χώροι κι όλα τα αποθέματα.
8.5. Ενημερώνουμε τα συνεργεία ότι θα ακολουθήσει έλεγχος. Γνωρίζοντας τα συνεργεία ότι θα ακολουθήσει έλεγχος από ανώτερα στελέχη γίνονται ποιο προσεκτικά.
Στάδιο 2ο : Ενέργειες – Διαδικασίες κατά την διάρκεια της φυσικής απογραφής
1. Διαχωρισμός Αποθεμάτων
1.1. Διαχωρισμός αποθεμάτων με βάση την λογιστική τους κατηγορία.
1.2. Οι λογιστικές κατηγορίες διάκρισης των αποθεμάτων είναι :
- Εμπορεύματα
- Α Ύλες
- Β Ύλες
- Αναλώσιμα Υλικά
- Έτοιμα Προϊόντα
- Ημιέτοιμα Προϊόντα
- Ανταλλακτικά Παγίων
- Είδη Συσκευασίας
2. Χαρακτηρισμός αποθεμάτων με βάση ποιοτικά κριτήρια
2.1. Κατά την διάρκεια της καταμέτρησης είναι δυνατόν να εντοπισθούν αποθέματα που έχουν προβλήματα σε σχέση με την κατάσταση τους.
- Θα πρέπει τα αποθέματα αυτά να συγκεντρωθούν σε διαφορετικούς χώρους και να ταξινομηθούν ανάλογα με την κατάσταση τους σε Ελαττωματικά ή ακατάλληλα αποθέματα.
- Τα αποθέματα που ανήκουν σε τρίτους και βρίσκονται στην επιχείρηση είτε προς φύλαξη είτε σε παρακαταθήκη πρέπει να απογραφούν επίσης χωριστά.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις δύναται να χρησιμοποιούμαι αποθέματα σε βιτρίνες ως εκθέματα. Θα πρέπει και αυτά να απογραφούν διακεκριμένα.
- Τα αποθέματα που γνωρίζει το συνεργείο ότι δεν χρησιμοποιεί πλέον η επιχείρηση θα συμπληρώνει εκτός από τον παραπάνω χαρακτηρισμό τους και τον χαρακτηρισμό «είδη stock».
3. Φυσική Καταμέτρηση
3.1. Κάθε συνεργείο καταμετρά τα αποθέματα που του έχουν αναθέσει και συμπληρώνει τις αντίστοιχες καταστάσεις καθώς και τοποθετεί τα ειδικά αυτοκόλλητα σύμφωνα με τις οδηγίες που του έχουν δοθεί.
3.2. Εάν εντοπισθεί κάποιο αναγνωρίσιμο είδος που δεν αναφέρεται στις καταστάσεις θα το αναφέρει στον υπεύθυνο απογραφής προκειμένου να συμπληρώσει τις καταστάσεις με το συγκεκριμένο είδος.
3.3. Η καταμέτρηση γίνεται με βάση την μονάδα μέτρησης του είδους που αναγράφεται στις καταστάσεις και όχι την όποια ομάδα εννοεί το συνεργείο γιατί αυτή φαίνεται ποιο
κατανοητή. Για παράδειγμα εάν η κατάσταση προβλέπει την καταγραφή ενός είδους σε μέτρα και το συνεργείο διακρίνει στην καταμέτρηση τεμάχια θα πρέπει να τα εκφράσει σε μέτρα για να τα αναγράψει στην κατάσταση.
3.4. Σε κάθε είδος που απογράφεται θα επικολλάται ειδικό αυτοκόλλητο σύμφωνα με τις οδηγίες που έχουν δοθεί.
3.5. Εάν κρίνει το συνεργείο μπορεί να τοποθετεί και ταινία σήμανσης σε μία περιοχή για την πιστοποίηση της απογραφής
3.6. Τα συσκευασμένα είδη που είναι έτοιμα να αποσταλούν στους πελάτες θα πρέπει να απογραφούν με βάση το δελτίο παραγγελίας ή το παραστατικό που έχει εκδοθεί και τα 6
συνοδεύει. Το παραστατικό θα πρέπει να είναι κολλημένο έξω από τη συσκευασία των ειδών.
4. Απογραφή σε χώρους Τρίτων
4.1. Επίσκεψη σε χώρους τρίτων που έχουν στο τέλος της χρήσης αποθέματα της επιχείρησης μας.
4.2. Καταμέτρηση των αποθεμάτων μας.
4.3. Ανταλλαγή υπογεγραμμένων FAX με συμφωνημένα τα ποσοτικά υπόλοιπα της απογραφής.
5. Λήξη Φυσικής Καταμέτρησης
5.1. Κάθε συνεργείο με το τέλος της φυσικής καταμέτρησης του χώρου ευθύνης του θα πρέπει να παραδώσει τις ενημερωμένες καταστάσεις στον υπεύθυνο απογραφής 5.2. Ο υπεύθυνος θα πρέπει να επιθεωρήσει το χώρο ευθύνης τους συνεργείο για να διαπιστώσει ότι τηρήθηκαν όλες οι οδηγίες της απογραφής
5.3. Τέλος ο υπεύθυνος θα πρέπει να φροντίσει σε συνεργασία με τον υπεύθυνο της λογιστικής απογραφής των καταχώρηση των καταμετρήσεων στο μηχανογραφικό σύστημα.
6. Σήμανση Αποθηκών
6.1. Σήμανση με κορδέλα χώρων με αποθέματα που δεν απογράφησαν για μελλοντική επεξεργασία.
Στάδιο 3ο : Ενέργειες – Διαδικασίες μετά την φυσική καταμέτρηση.
1. Καταχώρηση Μετρήσεων Απογραφής
1.1. Καταχώρηση των καταγραμμένων αποθεμάτων μέσω της διαδικασίας φυσικής απογραφής στο μηχανογραφικό σύστημα
2. Ολοκλήρωση Λογιστικών Καταχωρήσεων
2.1. καταχωρήσεων στην προηγούμενη χρήση (λογιστικά υπόλοιπα), καταχώρηση παραγωγών, αναλώσεων, τακτοποίηση τυχόν αρνητικών υπολοίπων
3. Εντοπισμός & Αντιμετώπιση των διαφορών
3.1. Αντιμετώπιση Διαφορών Σύγκρισης Απογραφής & Λογιστικών Υπολοίπων
3.2. Προσοχή στην αντιμετώπιση κάθε κατηγορίας είδους (Εμπορεύματα, υλικά, προϊόντα, είδη σε τρίτους)
4. Συμφωνία Υπολοίπων Απογραφής
4.1. Συμφωνία φυσικών καταμετρημένων ποσοτήτων με λογιστικά ποσοτικά υπόλοιπα. 5. Μεταφορά ποσοτικών υπολοίπων απογραφής στη νέα χρήσης
6. Αποτίμηση υπολοίπων απογραφής
6.1. Ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή μεθόδου αποτίμησης.
7. Μεταφορά τιμών και αξιών απογραφής στη νέα χρήσης
8. Εκτύπωση καταστάσεων απογραφής
Υποδείγματα
Κατάσταση Χώρων και Συνεργείων
|
Κωδικός |
Αποθηκευτικός Χώρος –
Εγκατάσταση |
Τμήμα Εργασίας | Συνεργείο Απογραφής |
| 001 | Κεντρικό Κτίριο |
|
Συνεργείο 1ο |
| 002 | Αποθήκη Κεντρικής Εγκατάστασης | Αποθήκη | Συνεργείο 2ο |
| 101 | Υποκατάστημα | Κατάστημα | Συνεργείο 3ο |
| 201 | Συνεργείο Επεξεργασίας Φασόν ΧΧΧ | Φασόν |
Συνεργείο 4ο |
Κατάσταση – Δελτία Απογραφής Αποθεμάτων
| Κωδικός | Περιγραφή | Μονάδα
Μέτρησης |
Λογιστικό Υπόλοιπο | Φυσικό Υπόλοιπο | Ακατάλληλο Υπόλοιπο | Ελαττωματικό Υπόλοιπο |
Αυτοκόλλητη Ετικέτα
| Κωδικός : | |
| Περιγραφή : | |
| Κωδικός Προμηθευτή : | |
| Προμηθευτής : | |
| Μονάδα Μέτρησης : | |
| Μονάδα Συσκευασίας : | |
| Ποσότητα Απογραφής : | |
| Ημερομηνία Απογραφής : | |
| Υπεύθυνος Συνεργείου Απογραφής : |
